Будуємо ідеальну ділову зустріч

Подейкують, що ділова зустріч — подія, на якій запам’ятовуються хвилини, а години проходять безслідно. У Boise State University помітили, що зустрічі можна зробити продуктивніше, конкретніше і цікавіше, вивчивши записи зборів від ряду компаній. Підключивши психологів, Університету вдалося виділити 10 головних пунктів, які здатні збільшити продуктивність ділової зустрічі.

Правило 18 хвилин

Аналізуючи поведінку на різних зборах психологи помітили, що людська увага не завжди знаходиться в максимальній концентрації і розсіюється протягом 18 хвилин. Boise State University відвідав понад 90 лекцій, зборів і діалогів, вивчаючи поведінку учасників зустрічей.

Їх рекомендація: постарайтеся прибрати тривалі інтервали і перерви всередині зборів. Після годинної перерви більшість учасників і зовсім забудуть питання, якому присвячена зустріч.

Охарактеризуйте збори п’ятьма словами

Порадою про п’ять слів поділився віце-президент American Express Крістофер Френк. Суть проста: минувшу зустріч потрібно описати в п’яти словах, позначивши її головну суть. «Узгодили дату запуску чорної п’ятниці», «Вибрали колір для нового логотипу», «Встановили дедлайн для релізу марсоходу». І ніяк не «А ось ми зібралися, заварили собі чаю, хотіли обговорити рульове колесо третьої ревізії, але зіслалися на те, що килимок в машині не підходить, тому наступного разу подумаємо про це через декілька тижнів ».

Без натовпу! Тільки свої

Засновник Amazon Джефф Безос відомий своїм правилом «Двох піц». В команді або на зборах повинно бути стільки людей, скільки можна нагодувати двома піцами. Джобс відчував те ж саме і намагався не збирати зустрічі, де присутні більше 10 осіб.

Наступного разу, коли ви заплануєте корпоративне зібрання, подумайте про передачу відповідальності за прийняття рішень меншому колу людей. Кожен учасник буде розуміти свою цінність, а час, що звільнився для інших співробітників допоможе зосередитися на інших ключових питаннях.

Змініть обстановку

Згадайте ваше останнє обговорення важливого питання. Якщо ви — класичний представник малого або середнього бізнесу, то ваші столи регулярно завалені всякою всячиною. Наприклад, ноутбуками, принтерами, чашками, ручками, зарядними пристроями та навіть цукерками з попкорном. Всі ці предмети суттєво відволікають увагу. Якщо ви готуєтеся обговорити щось важливе, виділіть для цього відповідне місце. Як заявили в Forbes, правильна обстановка підвищує продуктивність зустрічей на 25%.

Або спробуйте поговорити на прогулянці

Марк Цукерберг проводить особисті зустрічі під час прогулянок біля штаб-квартири Facebook. Він розповідав, що такий спосіб вести діалог зменшує стрес і робить обстановку менш офіціозною. Таких же поглядів дотримувався Стів Джобс. Уолтер Айзексон, в автобіографії Стіва Джобса, розповідає, як Джобс підійшов до нього з пропозицією написати книгу:

«Ми трохи поговорили про Інститут Аспена, до якого я недавно приєднався, і я запросив його виступити в нашому літньому кампусі в Колорадо. Він був щасливий прийти, але сказав, що не хоче виступати на сцені. Одночасно при цьому він запропонував прогулятися і поговорити. Мені це здалося трохи дивним. Тоді я ще не знав, що довга прогулянка була для Стіва способом вести серйозну розмову».

Ти що, малюєш?

Що ви думаєте, коли помічаєте, коли хтось на зборах малює каракулі на папері чи виводить мальовничі картинки? Здається, що він зовсім не звертає увагу на бесіду. Але в дійсності це може виявитися не так. Журнал прикладної когнітивної психології розповів, що малювання може сприяти кращому запам’ятовуванню ходу зустрічі.

Куточок для стратегії

Якщо проект або стратегія розрахована на тривалий період, ви можете зайняти окремий кут в офісі актуальною інформацією. Наприклад, діаграмами, схемами на спеціальній дошці, роздруківками головних ідей і так далі. Нотатки на видному місці про проект на стінах збільшать відгук співрозмовників і поліпшать фідбек команди надалі. Завжди можна повернутися на місце обговорення, відновити картину бесіди і проаналізувати матеріал свіжим поглядом.

Діліться напрацюваннями

«А сьогодні ми обговорюємо концепцію комбайну!» — яка реакція у вас на такий початок зустрічі, якщо раніше за темою ніхто не говорив? Діліться думками, нарисами презентацій та інших актуальних матеріалів про зустріч до її проведення. Це дасть можливість учасникам зробити деякого роду «домашню роботу» і сформувати свою думку перед зборами. Коли прийде час зустрічі, процес прийняття рішень буде куди швидшим, тому що всі знайомі з темою.

Об’єднайтеся перед бесідою

Якщо прийдешнє корпоративне засідання викликає багато стресу, безпосередньо перед бесідою спробуйте морально розвантажити команду. Необов’язково ходити в спа-центр або відправлятися в піцерію. А от розмова на абстрактну тему, яку кожен зможе підтримати, буде гарним рішенням. Непогано поговорити про кіно, серіали або задати більш розмиті питання, в стилі «Що тебе сьогодні турбує?».

Сформуйте уявлення про співрозмовника

Бесіда з абсолютно невідомим представником компанії або потенційним співробітником відбувається в більш прохолодному тоні, якщо про гостя нічого невідомо. Збираючись прийти з пропозицією або вирушаючи на співбесіду, надайте другій стороні інформацію про вас. В наш час зареєструвати домен і створити сайт компанії або особистий сайт-візитку не викликає ніяких труднощів. Так елемент несподіванки не зіграє проти вас, а питання будуть по справі.