Як вибрати сервер для бухгалтерського обліку?

Будь-яке підприємство, що збирається масштабуватись, рано чи пізно прийде до автоматизації бізнес-процесів. Ключову роль в цьому відіграє надійний хостинг, адже всі ваші старання можуть бути даремними, якщо розмістити свої ресурси на перезавантаженому чи застарілому сервері без належного моніторингу. 

З цієї статті ви дізнаєтеся,  який же він – ідеальний хостинг для програм обліку. А також, на що звернути увагу, коли ви ще на стадії пошуку віддаленого сервера для бухгалтерії.

Найпопулярніші програми бухгалтерського обліку в Україні. Альтернативи 1С

З початком повномасштабного вторгнення росії наші співвітчизники почали дедалі частіше використовувати вітчизняні та зарубіжні аналоги російського ПЗ. На початку було важко, однак сьогодні знайти альтернативу для 1С вже не так складно. Розповімо детальніше, для яких підприємств які з них підійдуть.

Малі підприємства та ФОП

Для малого бізнесу треба щось зручне, інтуїтивно зрозуміле й недороге. Основні завдання облікових систем у цьому випадку – керувати запасами й автоматизувати облік й операції, пов’язані з закупівлями та продажем.

ФОП-ам і власникам малого бізнесу можна спробувати Finmap чи QUINCEFIN. 

Finmap дозволяє синхронізуватись з рахунками користувачів через API. Також він допоможе провести аналіз фінансових операцій і налаштувати графік платежів. Сервіс активно розвивається, тому з часом він очевидно переросте в повноцінний продукт для ведення обліку.

QUINCEFIN – українська хмарна облікова система, яку також буде зручно використовувати власникам малого та середнього бізнесу. У ній доступний функціонал для закупівель, продажу, ведення товарно-складського обліку, аналітики, контролю фінансів тощо.

Середній бізнес

Автоматизація може стати значним поштовхом для майбутнього розвитку середніх підприємств. На цьому етапі важливо, щоб програмне забезпечення давало можливість не лише вести регламентовану звітність, а й бухгалтерський та управлінський облік. Таким чином власники та керівники будуть отримувати повноцінну інформацію, щоб приймати швидкі рішення. 

У цьому випадку непоганими варіантами можуть стати Dilovod і АБ ОФІС. Наявність функціоналу для регламентованого та управлінського обліку допоможе адаптувати ці сервіси під особливості бізнес-процесів саме вашого підприємства.

Розробники Dilovod впевнені, що їхній продукт допомагає бухгалтерам та підприємцям більш ефективно виконувати свою роботу. Можна обрати функціонал як для фізичних, так і для юридичних осіб. Це можуть бути магазини одягу і продуктів, інтернет-магазини, надання послуг, а також ресторани чи кафе. Доступні кілька тарифних планів з різним функціоналом. 

Для ФОП найдешевший план «Профі» коштує 450 грн / місяць. Він включає в себе всі базові можливості та ПРРО. Підійде для одного підприємця без найманих працівників на ЄП і загальній системі.

Що стосується юридичних осіб, то найдешевший тариф «Профі+». Його ціна – 600 грн / місяць. Тут з’являється можливість вести звітність для юридичних осіб, валютний облік, бухгалтерські операції тощо.

Найдорожчий пакет послуг «Підприємство». За його використання потрібно буде витратити 1500 грн / місяць. Вам надають максимум можливостей, включаючи звітність для юридичних осіб на загальній системі та Дія.City. Додамо, що при замовленні будь-якого пакету послуг на 6, 9, або 12 місяців ви отримаєте знижку відповідно на 5, 10 та 15%.

АБ ОФІС на ринку уже більше 15 років. Їхній продукт дозволяє вести оперативний та бухгалтерський облік. На сайті проєкту стверджують, що готові допомогти кожному підприємцю в підборі оптимального функціоналу за доступною ціною. Є декілька конфігурацій. 

До прикладу, АБ ОФІС 4.1 «Щасливий підприємець» – система створена для ФОПів I, II та III груп на єдиному податку. Вона дозволяє вести облік, аналіз і контроль руху товарів та послуг. Вартість системи – 500 грн.

АБ ОФІС 4.1 «Однокористувацький» дозволяє вести облік фінансів та ПДВ, базовий бухгалтерський облік, касову книгу, працювати з кількома валютами, створювати різноманітні звіти. Вартість системи – 2200 грн.

АБ ОФІС 4.1 «Типова конфігурація» включає в себе всі можливості «Однокористувацького», але тут ви можете збільшити кількість користувачів. Дозволяє підключити до однієї бази до 30 комп’ютерів та/або торгових агентів. Також ви можете підключити різноманітні додаткові модулі. Вартість – 3600 грн.

Корпорації та великий бізнес

Варто зазначити, що чи не єдиним українським комплексним рішенням для великого підприємства, є IT-Enterprise. А порівняно із закордонними аналогами, воно ще й має значну перевагу – нижчу ціну. Поруч з усіма системами, що необхідні для ERP, IT-Enterprise надає повноцінну підсистему для ведення бухгалтерського обліку.

Що стосується іноземних варіантів, то зверніть увагу на Oracle Business Suite чи Microsoft Dynamics. Це потужні інструменти, але для їхнього розгортання й адаптації під потреби великого підприємства треба буде витратити немало часу. Без допомоги IT-фахівців обійтись буде важко. Звісно, це додаткові витрати. Але, іншого боку, з часом без подібних систем просто не обійтися.

Переваги оренди сервера для бухгалтерії

Якщо прийшло розуміння, що вам потрібен віддалений сервер для ведення бухгалтерського обліку, перед вами відкриваються два шляхи: купити сервер або ж орендувати його в хостинговій компанії. 

Розглянемо основні переваги орендисервера для онлайн-бухгалтерії та інших програм автоматизації:

• Немає проблем з обладнанням. Обслуговування сервера бере на себе компанія, якій ви заплатили за оренду. Тобто вам уже не потрібно перейматися пошуком серверів, їх купівлею та доставкою, не треба моніторити їхню справність і вкладати гроші в модернізацію та ремонт. Якщо ж купити власний фізичний сервер, у процесі масштабування бізнесу його доведеться апгрейдити, а це не завжди гарна ідея. Старе обладнання рідко стає потужнішим, якщо просто доставити нові складові.  
• Економія бюджету. Вам уже не потрібно закладати витрати на IT-персонал – системних адміністраторів та спеціалістів технічної підтримки. 
• Полегшене адміністрування. Деякі хостингові компанії включають адміністрування вашого віддаленого сервера у вартість тарифу. Як-от HostPro – ви берете сервер в оренду, а ми допомагаємо зі встановленням, налаштуванням та оновленням ОС, встановлюємо системи віртуалізації, захищаємо від DDoS, налаштовуємо бекапи, брандмауер, допомагаємо створити й налаштувати поштові акаунти тощо. Усі операції – від запуску до базового адміністрування виконуємо безкоштовно. 
• Комфорт у роботі з командою. Ви маєте один пакет програм на орендованому сервері й можете надати віддалений доступ своїм працівникам. Без додаткової плати за кожного з них. Водночас ви і ваші співробітники можете працювати з бухгалтерією з будь-якої точки світу, де є доступ до Інтернету. Це зручно для роботи в умовах віддаленої зайнятості або для співробітників, що працюють в різних регіонах.
• Цілодобовий доступ. VPS й виділені сервери працюють 24/7, а не лише коли у вашому офісі є світло. 
• Високий рівень безпеки. Всі ваші додатки, а також будь-які дані ізольовані та захищені від інших користувачів. Зазвичай віддалені сервери мають системи аварійного резервування і є більш захищеними від DDoS-атак і витоку даних. Додатково ви можете налаштувати власну систему захисту або ж звернутися за допомогою в налаштуваннях до нас: брандмауери, шифрування даних, системи детекції вторгнень (IDS) тощо. 
• Гнучкість у масштабуванні. У разі збільшення навантаження ви можете швидко збільшити ресурси (процесорну потужність, оперативну пам’ять, дисковий простір) без необхідності купівлі додаткового обладнання. І навпаки – якщо обсяги роботи знижуються, ви можете зменшити обсяги орендованих ресурсів і знизити витрати.
• Це швидше. Запуск віртуального сервера в хостинговій компанії починається одразу після замовлення і триває від 2 до 72 годин залежно від технічних характеристик. На противагу цьому, старт фізичного сервера після покупки займає кілька днів, а то й тижнів.

Як вибрати VPS або виділений сервер для бухгалтерського обліку

Насамперед зауважимо, що це процес індивідуальний. Ви завжди можете звернутись до нашої технічної підтримки і вони допоможуть вам підібрати найкращий варіант – VPS або ж dedicated server залежно від обсягу даних та обчислювальної потужності.

Найчастіше для ведення бухгалтерського обліку обирають Windows VPS (від $45/міс) або ж акційні виділені сервери (від $80/міс), наприклад:

• INTEL XEON E3-1230 (SSD-диск 2×250 GB | 16 GB RAM | 8 CPU)
• INTEL XEON E3-1270V2 (SSD-диск 1000 GB | 32 GB RAM | 8 CPU)
• INTEL XEON E-2246G (NVMe-диск 500 GB | 32 GB RAM | 12 CPU)
• AMD RYZEN 9 5900X (NVMe-диск 1000 GB | 64 GB RAM | 32 CPU)

На виділений сервер можемо встановити як офіційну безкоштовну або платну ліцензійну ОС Windows (від $30/міс), так і з наданого вами образу.

Для одночасної роботи в ліцензійній версії більше 2 користувачів пропонуємо ліцензії RDP по $12/міс за користувача.

За потреби ми налаштуємо вам індивідуальну конфігурацію сервера. Просто залишіть заявку на [email protected]. Також є можливість тестування. Ми все безкоштовно підберемо, запустимо і проадмініструємо.

Яка різниця між VPS та VDS

Періодично чуємо це запитання, але насправді різниці ніякої немає. Це просто дві різні назви однієї і тієї самої послуги. 

Неважливо, замовили ви virtual private server (VPS) чи virtual dedicated server (VDS) – у будь-якому випадку вам нададуть гарантовані виділені ресурси на загальному фізичному сервері.

VPS/VDS – це віртуальний сервер, який працює на основі технології віртуалізації. Він дозволяє створювати кілька ізольованих віртуальних машин на одному фізичному сервері. Кожен користувач такого сервера отримує доступ до виділених йому ресурсів (процесор, оперативна пам’ять, дисковий простір) тощо з можливістю встановлення власної ОС та додаткового ПЗ. 

VPS просто частіше використовується на заході і в міжнародній практиці, а VDS колись був популярним терміном у пострадянських країнах.

На що звертати увагу при виборі VPS-сервера для бухгалтерії

При виборі віддаленого сервера зверніть увагу на такі параметри.

ОЗП

Для віддаленого сервера, який використовується для ведення бухгалтерії, обсяг оперативної пам’яті (ОЗП) залежить від кількох факторів:

• кількість користувачів, які будуть одночасно працювати з бухгалтерським програмним забезпеченням; 
• тип ПЗ, бо різні програми мають різні вимоги до ресурсів; 
• чи використовується сервер для інших задач, крім бухгалтерії.

Загалом рекомендують виходити з показника мінімум 2 Гб на одного користувача:

• для невеликої компанії з 1-5 користувачами і базовими потребами (наприклад, M.E.Doc зазвичай достатньо 8-16 ГБ ОЗП
• для середньої компанії з 5-20 користувачами або більш навантаженими програмами може знадобитися 16-32 ГБ ОЗП.
• для великої компанії або сервера з великою кількістю користувачів (20+), або якщо одночасно використовується кілька різних бухгалтерських програм, може знадобитися 32 ГБ і більше.

Диски

Швидкісні накопичувачі NVMe працюють в рази швидше, ніж SSD, і ще швидше ніж жорсткі диски HDD. Тож в ідеалі обирайте конфігурацію сервера саме з новим протоколом передачі даних через шину PCI Express, NVM Express. Він створений з урахуванням алгоритмів роботи найпотужніших багатоядерних і багатопоточних процесорів, тому дані зможуть оброблятися паралельно в декілька потоків, враховуючи пріоритети завдань. 

Щодо місця на диску, то тут варто перестрахуватись на випадок пікових навантажень. Вони можуть перевищувати стандартні на 20–30%.

Сумісність

Сервер повинен підтримувати операційну систему та програмне забезпечення, яке ви плануєте використовувати для бухгалтерії.

Високий аптайм

Високий uptime (відсоток безперебійної роботи сервера) гарантує роботу вашого віддаленого сервера з мінімальними перервами. Показник цей має бути, як мінімум, 99,9%.

Регулярні резервні копії

Бажано, щоб автоматичні бекапи робилися щодоби. Так дані можна буде швидко відновити в разі збою. У HostPro бекапи зберігаються в резервних дата-центрах протягом 30 днів. Отримати свою резервну копію даних можна або через запит у техпідтримку, або просто з Особистого кабінету.

Законодавчі вимоги

Переконайтеся, що дата-центр відповідає законодавчим вимогам щодо зберігання та обробки фінансових даних у вашій країні.

Географічне розташування

Вибір розташування сервера впливає на швидкість доступу до даних і дотримання законодавчих норм щодо зберігання даних. Віддавайте перевагу серверу, розміщеному у вашому регіоні. У HostPro, до прикладу, ви можете обрати віддалений сервер у дата-центрах України, Європи або ж США.

Відсутність прихованих платежів

Добросовісна хостингова компанія одразу попередить про всі заплановані витрати. Та в будь-якому разі радимо завчасно уточнити, чи передбачені додаткові рахунки на резервне копіювання, ліцензії, техпідтримку тощо.

Цілодобова техпідтримка

У разі форс-мажорів доступ до технічної підтримки 24/7 є критично важливим. Бажано, аби допомога в налаштуваннях, адміністрування та подальше технічне обслуговування входили у вартість оренди сервера. 

Нагадаємо, що в HostPro ви завжди можете звернутися за допомогою в техпідтримку або ж до персонального менеджера з підбору виділених серверів, на пошту [email protected]. Консультації безкоштовні.  

Допоможемо вам підібрати оптимальний варіант відповідно до вашого проєкту. Якщо бажаної конфігурації немає на сайті, зберемо сервер за вашим запитом.

На завершення

Оренда сервера надає значні переваги. Це і економія бюджету, і відсутність мороки з моніторингом і апгрейдами обладнання та наймом IT-спеціалістів, і високий рівень безпеки, і гнучкість у масштабуванні. 

Ретельно підходьте до вибору серверу, звертаючи особливу увагу на обсяг ОЗП, підтримку програмного забезпечення, високий uptime та захист від DDoS.  

Зі свого досвіду можемо визначити два найпопулярніші рішення для онлайн-бухгалтерії: Windows VPS та акційні виділені сервери. 

Напишіть або зателефонуйте, ми проаналізуємо необхідні потужності сервера, кількість оперативної пам’яті, обсяг дискового простору. І відповідно до цього підберемо оптимальний тариф або ж налаштуємо індивідуальну конфігурацію. Запуск сервера, усі базові налаштування та забезпечення відмовостійкої роботи в HostPro безкоштовні.