Email-розсилки з новостворених доменів: що потрібно знати, перш ніж надіслати перший лист?

В емейл-маркетингу неможливо обійтися без свого поштового домену. Адже кожен інтернет-юзер чекає на отримання емейлів від певної компанії, а не від невідомого відправника. Юзер відкриє емейл лише тоді, коли буде чітко розуміти, від кого він надійшов і навіщо. Так само думають і поштові сервіси. Після того як ваш домен ідентифікований поштовими клієнтами, вони починають, як великий брат, стежити за вашими розсилками і вирішують – варто доставляти ці листи, чи це все ж спам? Так формується репутація домену.

Репутація відправника і що може її зруйнувати?

Репутація відправника – це історія його взаємодії з користувачами. У кожного поштового клієнта свій механізм формування репутації. Але загальний принцип простий: за відкриттями, прочитаннями, переходами за посиланнями, скаргами на спам і відписками стає зрозуміло, наскільки ця розсилка потрібна людям.

Чому репутація може впасти:

• контакти бази для розсилки не підтверджувалися;
• в базі багато неактивних контактів;
• відсутні тригери (сценарій дій, який запускається у відповідь на конкретну подію);
• неправильні налаштування аутентифікації.

Відомі поштові сервери, такі як Gmail.com, традиційно з недовірою ставляться до розсилок з нових доменів та IP-адрес. На кожну нову адресу відправника вони реагують як на потенційне джерело спаму. Тому вони уважно вивчають розсилки нових поштових доменів: дивляться на співвідношення тексту та зображень, кількості недоставлених листів і скарг. І за найменшої підозри на щось із цього переліку емейли одразу відправляються в спам.

Як довести, що ви не займаєтесь спамом?

• Налаштувати емейл-аутентифікацію: підключити записи DKIM, SPF та протокол DMARC. 
• Надсилати листи з субдомену. Для розсилок краще підключити субдомен. Це допомагає зберегти репутацію основного домену.
• Перевірити репутацію відправника: репутацію IP та поштового домену. 
• Слідкувати за статистикою розсилки: кількість надісланих та доставлених листів, відсоток відписок, скарг, кількість прочитаних та видалених листів.

Домен для email-розсилок: що це і навіщо він потрібен?

Поштовий домен – це сукупність поштових скриньок, пов’язаних одним доменним ім’ям. Існують безкоштовні поштові домени, приміром gmail.com, а є унікальні. У другому випадку поштові скриньки будуть називатися доменними, а поштові домени унікальними. 

Власний поштовий домен необхідний, якщо потрібна пошта з унікальним доменним ім’ям. Така пошта стане в нагоді для професійних масових розсилок, або якщо потрібно знизити потрапляння емейлів у спам.

Створити унікальний домен можна на платних або безкоштовних поштових сервісах. Однак найлегший варіант – обрати такий хостинг, у вартість якого вже входить поштовий домен. 

Адреса вашої корпоративної пошти буде складатися з двох частин: перша частина до знака @ – ім’я пошти, а друга, після @ – домен електронної адреси.

Поштовий домен потрібен для того, щоб:

1. Емейли рідше потрапляли у спам. Для пошти з власним доменом можна налаштувати інструменти безпеки: SPF, DKIM та DMARC. Поштові роботи сприйматимуть вхідні повідомлення з таких скриньок як надійні.
2. Надсилати розсилку по базі передплатників. Безкоштовні поштові доменні імена, наприклад, gmail.com, можуть бути заблоковані при масових розсилках. Тому для розсилок потрібна пошта на власному домені.
3. Емейли виділялися в пошті одержувача. Оскільки в поштовому домені зазвичай використовується назва вашого бренду, такі листи частіше впадають в око.
4. Пошта була корпоративною. До власного поштового домену можна під’єднати інших співробітників і кожному виділити свою скриньку.
5. Пошта була без реклами. Платні поштові домени не розміщують у себе рекламу, тому сторонні банери не відвертають увагу від листування.

Щоб поштові сервери прихильно поставилися до розсилки, треба насамперед подбати про репутацію відправника. Відправник вважається надійним, якщо кількість одержувачів зростає поступово і вони позитивно реагують на отримані емейли – одержують, відкривають, клікають, не відправляють до спаму. У такому разі поштові провайдери починають довіряти відправнику та самі підвищують рівень репутації доменного імені.

Які проблеми можуть виникнути, якщо почати надсилати листи з щойно створеного поштового домену компанії?

З метою боротьби зі спамом, усі поштові провайдери блокують приймання пошти, яка водночас надходить у великих обсягах з невідомих раніше IP та поштових доменів. Тому швидкість та кількість емейлів від нового відправника мають зростати поступово.

Якщо до розігрітої IP додається новий поштовий домен або навіть піддомен – його потрібно розігрівати. Звісно, ​​кожен поштовий сервіс формує репутацію відправника по-своєму. Але Gmail, наприклад, орієнтований на загальну репутацію поштового потоку. Тому внесення змін (нова IP або домен) без розігріву зменшить або взагалі зруйнує репутацію. Отож, спочатку потрібно довести, що емейли надсилаються від імені надійного сайту.

Контент, послуга або товар можуть мати бездоганну якість, однак рівень репутації сайту є ключовим для визначення статусу емейла. Рівень довіри до відправника може легко падати або зростати практично з кожною розсилкою.

Якщо відправити з домену без репутації велику емейл розсилку, то вона потрапить до спаму. Окрім того, репутація такого домену значно зіпсується. І поки її не виправиш, всі емейли будуть потрапляти в спам або взагалі блокуватись. А відновити репутацію – справа дуже непроста і потребує багато часу. Тож краще не ризикувати.

Що ми радимо НЕ робити аби уникнути таких фатальних наслідків?

1. Розсилку за застарілими базами.
2. Починати кампанію для всіх клієнтів відразу.
3. Відмовитись від тривалих часових проміжків між відправками.
4. Різко змінювати контент емейла.
5. Ховати кнопку “Відписатися”.
6. Замінювати текст суцільним зображенням.
7. Користуватися безкоштовними скриньками. 

Замість цього краще вчинити наступним чином:

1. У разі невпевненості в актуальності бази користуватися послугами перевірки достовірності  адрес.
2. Мати власний поштовий домен та запускати розсилки від нього.
3. Перед відправкою емейла тестувати його (надсилати на різні поштові клієнти, пристрої, сервіси).
4. Додати кнопку «Повідомити про спам», натискання на яку дозволить відписатися.
5. Увесь час покращувати вміст емейлів. Радимо завжди дбати про своїх клієнтів, а саме продумати, що вони хотіли б отримувати і чим би ви могли привернути їхню увагу.
6. Не поспішати. Gmail рекомендує починати з 10-20 емейлів за один раз. Таку розсилку можна робити раз на декілька годин, тож за день буде відправлено близько сотні емейлів.
7. Надсилайте емейли постійним клієнтам, які точно захочуть перенести ваш емейл з Промо до Вхідних.
8. Запастися терпінням. Зазвичай розігрів для Gmail займає від 4-х до 6-ти тижнів. Спочатку справа буде просуватися дуже повільно, але щойно ваші емейли приходитимуть до Вхідних, можна буде подвоювати обсяги кожні кілька годин. Якщо щось піде не так, треба відступити, скинувши швидкість і масштаб розсилок.
9. Обов’язково відстежувати зміни в репутації вашого домену.
10. Поважати права та інтереси своїх клієнтів із самого початку. Надсилати корисний, цікавий та своєчасний контент критично необхідно для нормального розігріву. Але нехай це стане корисною звичкою і надалі. Щоб ваші розсилки були потрібними, вивчайте поведінку клієнтів, використовуйте максимум аналітичних інструментів, дивіться на картину з різних точок зору і тоді ви зможете сформувати свою унікальну маркетингову стратегію. Поведінка клієнтів – це найкращий показник якості ваших емейлів. Бо якщо ваша розсилка показує високий відсоток відкриття, переходів та конверсій, ви все робите правильно.

Як підготувати email-домен для надсилання великої кількості листів водночас

Процес поступового збільшення кількості відправок емейлів називають прогріванням IP-адреси сервера та домену. Є два варіанти прогрівання домену – це масове розсилання та лист транзакції, який ґрунтується на діях користувачів сервісу чи відвідувачів сайту (підтвердження підписки/замовлення, повідомлення про статус замовлення…). Перший варіант передбачає надсилання емейлів поступово. Кількість емейлів, які можна надіслати вперше, залежить від наступних факторів:

• поточна репутація домену;
• вік домену;
• відвідуваність сайту;
• довіра до сайту.

Таких чинників може бути й більше. Головне пам’ятати, що спершу не треба привертати до себе занадто багато уваги. Якщо у вас велика аудиторія і ви збираєтеся розіслати всі емейли одночасно, то відразу будете заблоковані. При прогріванні емейла транзакції майже немає ризиків отримати скарги, оскільки клієнт на нього вже чекає. І відсоток відкриття  емейлів вищий. Мінус полягає в тому, що емейли приходять користувачам під час настання самої події (оформлення замовлення товарів, повідомлення про їх доставку, здійснення оплати, тощо). А за такого варіанта поступово збільшувати кількість емейлів буде складно.

Отож, які кроки для цього ми радимо зробити:

1. Підготуйте базу для розсилки. Якщо ваша база збиралася давно, швидше за все, у ній багато застарілих та недійсних адрес. Щоб очистити від них базу, необхідно переглянути список контактів.
2. Складіть план розсилок. Збільшуйте обсяг відправок поступово. Це головне правило прогрівання домену.
3. Враховуйте вік домену. Якщо ви зареєстрували домен учора, він ще не має жодної історії. У перші дні роботи надсилати з нього можна буквально поодинокі емейли. Якщо у вас старий домен, ви зможете обійтися без прогріву. Надсилайте масові розсилки відразу. Як дізнатися минуле домену, читайте у статті.
4. Контролюйте показники, такі як: Bounce Rate – кількість недоставлених емейлів, Complaint Rate – кількість скарг на спам, та Open Rate – кількість відкритих листів.

Folderly контролює усі ці важливі показники. Платформа, яка функціонує на основі АІ, з’явилась у 2020 році з метою вирішення проблем зі спамом. Професійна команда аналізує попередню активність відправника, репутацію домену і показує, що саме потрібно змінити задля того, щоб вирішити проблему доставки листів (email deliverability – співвідношення прийнятих повідомлень до загального числа надісланих емейлів). Таким чином, ви починаєте надсилати емейли та поступово збільшуєте їх вихідний обсяг. 

Також Folderly пропонує:

• Стійкі алгоритми для підвищення оцінки відправника та доставки електронної пошти.
• Набір технічних процедур для покращення та підтримки репутації домену.
• Безпечне рішення для конфіденційності ваших даних.
• Хмарну програму без коду для інтеграції з будь-яким постачальником послуг електронної пошти.
• Простоту розгортання, використання та масштабування. Підходить для промислових галузей.

А для того, щоб ваш email-маркетинг працював на повну потужність, професіональна команда Folderly знайде і виправить помилки в налаштуваннях пошти. Тому, ваш надісланий емейл точно потрапить у Вхідні одержувача. 

Після використання розумного інструменту можна буде:

• Збільшити обсяги ваших взаємодій з електронною поштою.
• Забути про спам-папки.
• Створювати шаблони електронної пошти та миттєво перевіряти їх на наявність спам-тригерів.
• Завжди контролювати свої результати.
• Аналізувати та документувати свій прогрес за допомогою зручних панелей моніторингу.

В результаті, ваші емейли відкриватимуть 60–80% одержувачів і ви значно збільшите свій прибуток. Ваш бізнес отримає нових та вірних клієнтів, які дійсно будуть зацікавленні у послугах.