Передача даних з Google Таблиць в Telegram – це просто!

Ви думаєте, що налаштувати передачу даних з Google Sheets в Telegram – це складно? Насправді все набагато простіше, ніж ви можете собі уявити!

Налаштування передачі інформації з Гугл Таблиць в Телеграм відкриває бізнесу, фрілансерам і звичайним користувачам чимало можливостей. Вона може позбавити їх від необхідності виконувати рутинні завдання. Навіщо витрачати час на ручну відправку повідомлення про додавання нових рядків у таблицю, коли можна зробити так, щоб відповідні повідомлення відправлялися автоматично.

Кому можуть знадобитися такі можливості і як їх реалізувати – про це й піде мова нижче.

Кому і навіщо потрібна інтеграція Телеграму з Гугл Таблицями?

Розглянемо тільки дві ситуації, хоча насправді їх безліч. Припустимо, у вас є інтернет-магазин, ви поки не використовуєте CRM і фіксуєте інформацію про замовлення і клієнтів в Гугл Таблиці. Вам може знадобитися розподіл замовлень, що надходять, між відповідальними менеджерами. Часто при цьому передача даних здійснюється вручну. Якщо замовлень 10-20, то впоратися можна, хоча це і вимагатиме додаткових витрат часу. Але як бути, якщо в день надходить 50, 100 і більше замовлень і йдуть вони з різних джерел? Важко нічого не пропустити і не припуститися помилки.

Інший приклад – ви працюєте на фрілансі і отримуєте завдання від клієнта в Гугл Таблицях. Щоб нічого не пропустити, потрібно постійно заглядати в файл або чекати, коли про нові завдання повідомить замовник. Якщо обидва зловили ґаву, маємо пропущене завдання і знову втрачений час.

Виходить, в обох випадках ручна рутинна робота і моніторинг забирають час. А його можна було б витратити на більш важливі завдання. Це призводить до помилок, які несуть за собою збитки й репутаційні ризики.

Після налаштування автоматизації повідомлення про зміни в таблиці одразу будуть приходити в месенджер відповідальному менеджеру або фрілансеру, як в прикладах вище. До того ж, можна зробити так, щоб ви могли вказати, які саме дані будуть передаватися в месенджер і за яких умов.

Але спершу з’ясуймо, як налаштувати зв’язок таблиці з Telegram за допомогою ApiX-Drive на прикладі згаданого вище інтернет-магазину.

Як пов’язати роботу Google Таблиць і Telegram за допомогою ApiX-Drive?

Не будемо зупинятися докладно на реєстрації в сервісі, робиться це дуже просто і швидко, тут зможе розібратися кожен.

Після того, як процедура реєстрації успішно завершена, заходимо в особистий кабінет і натискаємо «Створити зв’язок». Далі потрібно вибрати систему, з якої будуть експортуватися дані, в нашому випадку Гугл Таблиці .

Зазначаємо, про які дії будуть надсилатися повідомлення в Телеграм. Нам потрібно, щоб приходила інформація про нові замовлення, тому вибираємо «Завантажити рядки (нові)».

Тепер підключаємо акаунт, в якому знаходиться таблиця з замовленнями. Якщо ви здійснили вхід в профіль будь-якого сервісу Гугла – система сама розпізнає ваш акаунт, вам залишиться тільки надати їй доступ до даних.

Обираємо файл, з яким будемо пов’язувати Telegram. ApiX-Drive підвантажить всі таблиці з вашого Гугл Диска, вказуємо потрібну. Якщо в ній багато листів – потрібно буде вказати конкретний лист, з якого системі потрібно брати дані.

Після цього потрібно прописати порядковий номер рядка, починаючи з якого будуть передаватися замовлення. Якщо інформувати менеджерів про перші замовлення, які вже виконані, не потрібно, і ви хочете, щоб приходила інформація тільки про майбутні замовлення, то вказуємо номер першого порожнього рядка. У нашому прикладі – це рядок 7.

Потім ApiX-Drive пропонує налаштувати фільтри, якщо це необхідно. Припустимо, нам не цікаві замовлення з сумою менше 200 доларів. Їх будуть обробляти в звичайному режимі. Менеджери отримають сповіщення в Телеграм тільки про ті, які дорівнюють цій цифрі або перевищують її. Так вони зможуть особисто простежити за виконанням великих замовлень.

Щоб це налаштувати, натискаємо «Додати умову фільтрації».

В «Полі для фільтрації» вказуємо стовпець, в якому ви записуєте ціни. У пункті «Дія» обираємо «більше одного», потім з’явиться поле «Значення», сюди записуємо цифру 200.

Можна вибиратий інші умови для передачі, наприклад, за статусом угоди, датою її виконання, джерелом. Так, можливо ви хочете відправляти менеджеру інформацію про замовлення, отримані саме з сайту, ігноруючи всі офлайн-замовлення. В такому випадку вибираємо колонку з джерелом угоди в «Полі для фільтрації», обираємо дію «регулярний вираз», а в «значенні» пишемо «сайт».

Зверніть увагу, що є можливість одночасно підключати відразу кілька фільтрів за різними значеннями, поєднуючи їх між собою. При цьому можна задіяти два варіанти умов. “І” – якщо вам потрібно, щоб виконувалася умова всіх фільтрів одночасно. “АБО” – коли достатньо роботи лише одного з фільтрів.

Так, в першому випадку можна налаштувати передачу повідомлень, коли замовлення більше або дорівнює 200 доларів І отримані з сайту. У другому ж випадку достатньо, щоб виконувалася та АБО інша умова.

Як бачимо, фільтри – це дуже потужний інструмент, що дозволяє не обмежуватися простою передачею даних. Можна зробити так, щоб при цьому враховувалися найрізноманітніші умови.

На цьому налаштування Гугл Таблиць завершена, переходимо до Telegram, який буде використовуватися як приймач даних.

Вибираємо його в списку і додаємо потрібну нам дію – «Надіслати повідомлення».

Тепер підключаємо акаунт Телеграм. Для цього необхідно знайти в Телеграмі бота ApiX-Drive: @apix_drive_bot. Надішліть йому повідомлення, в яке необхідно скопіювати рядок підключення, його вам на цьому етапі вже згенерувала система. Бот відреагує на це ось таким повідомленням:

Це означає, що ви все зробили правильно. Тепер налаштовуємо повідомлення, яке буде приходити в месенджер.

Системні дані – це інформація про те, коли відбулася подія. Якщо вам важливо, щоб менеджер отримав дату і час, коли замовлення було додано в таблицю – додаємо ці значення. Краще в стовпчик, так зручніше буде форматувати і переглядати.

Коли закінчили з системними, переходимо до даних з Гугл Таблиць. Щоб менеджеру приходила не тільки сума, але й інформація про замовлення, вибираємо потрібні колонки. Наприклад, додамо ще ПІБ клієнта, у нас ці дані в колонці В.

На цьому налаштування зв’язку завершене. Щоб перевірити, чи все працює, можна відправити тестове повідомлення. Залишилося ввімкнути автооновлення.

Додамо в Гугл Таблицю нове замовлення в графу 7, з якою ми налаштували прийом повідомлень:

І ось в Телеграм прийшло повідомлення про нове замовлення:

Тепер додамо замовлення зі значенням 200 доларів. І для чистоти експерименту додаємо ще замовлення з меншою сумою, наприклад, 150 доларів:

Повідомлення про замовлення на 200 прийшло, а ось на 150 немає. Все працює!

Насправді налаштовувати зв’язок і передавати потрібні дані дуже просто. Сервіс має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. На кожному етапі вам будуть пропонуватися покрокові інструкції. Якщо ж все одно щось буде незрозуміло, то до ваших послуг докладна довідка зі скріншотами і навіть відеоуроками.

ApiX-Drive має дуже широкі можливості. Ви можете вибудовувати цілі структури, що дозволяють автоматизувати що завгодно. Наприклад, навіщо вносити дані про нові замовлення в Google Sheets вручну, якщо можна зробити так, щоб вони автоматично завантажувалися з сайту магазину. Виходить вже більш цікава схема – спочатку дані автоматично приходять в таблиці, а потім вже відправляються в месенджери менеджерам.

І подібних ідей можна придумати безліч – все залежить від потреб вашого бізнесу!