Строим идеальную деловую встречу

Поговаривают, что деловая встреча — событие, на котором запоминаются минуты, а часы проходят бесследно. В Boise State University заметили, что встречи можно сделать продуктивнее, конкретнее и интереснее, изучив записи собраний от ряда компаний. Подключив психологов, Университету удалось выделить 10 главных пунктов, которые способны увеличить продуктивность деловой встречи.

Правило 18 минут 

Анализируя поведение на различных собраниях психологи заметили, что человеческое внимание не всегда находится в максимальной концентрации и рассеивается в течение 18 минут. Boise State University посетил более 90 лекций, собраний и диалогов, изучая поведение участников встреч. 

Их рекомендация: постарайтесь убрать длительные интервалы и перерывы внутри собраний. После часового перерыва большинство участников и вовсе забудут вопрос, которому приурочена встреча.

Охарактеризуйте собрание пятью словами 

Советом о пяти словах поделился вице-президент American Express Кристофер Фрэнк. Суть простая. Прошедшую встречу нужно описать в пяти словах, обозначив ее главную суть. «Согласовали дату запуска черной пятницы», «Выбрали цвет для нового логотипа», «Установили дедлайн для релиза марсохода». И никак не «А вот мы собрались, заварили себе чаёк хотели обсудить рулевое колесо третьей ревизии, но сослались на то, что коврик в машине не подходит, поэтому в следующий раз подумаем об этом через пару недель».

Без толпы! Только свои 

Основатель Amazon Джефф Безос известен своим правилом «Двух пицц». В команде или на собрании должно быть столько людей, скольких можно накормить двумя пиццами. Джобс испытывал то же самое и старался не собирать встречи, где присутствует более 10 человек.

В следующий раз, когда вы запланируете корпоративное собрание, подумайте о передаче ответственности за принятие решений меньшему кругу людей. Каждый участник будет понимать свою ценность, а освободившееся время для остальных сотрудников поможет сосредоточиться на других ключевых вопросах. 

Смените обстановку

Вспомните ваше последнее обсуждение важного вопроса. Если вы — классический представитель малого или среднего бизнеса, то ваши столы регулярно завалены всякой всячиной. Например, ноутбуками, принтерами, чашками, блокнотами, зарядными устройствами и даже конфетами с попкорном. Все эти предметы порядочно отвлекают внимание. Если вы готовитесь обсудить что-то важное, выделите для этого соответствующее место. Как заявили в Forbes, правильная обстановка повышает продуктивность встреч на 25%.

Или попробуйте побеседовать на прогулке 

Марк Цукерберг проводит личные встречи во время прогулок около штаб-квартиры Facebook. Он рассказывал, что такой способ вести диалог уменьшает стресс и делает обстановку менее официозной. Таких же взглядов придерживался Стив Джобс. Уолтер Айзексон, в автобиографии Стива Джобса, рассказывает, как Джобс подошел к нему с предложением написать книгу: 

«Мы немного поговорили об Институте Аспена, к которому я недавно присоединился. И я пригласил его выступить в нашем летнем кампусе в Колорадо. Он был счастлив прийти, но сказал, что не хочет выступать на сцене. Параллельно этому он предложил прогуляться и поговорить. Мне это показалось немного странным. Тогда я еще не знал, что долгая прогулка была для Стива способом вести серьезную беседу». 

Ты что, рисуешь?

Что вы думаете, когда замечаете, как кто-то на собрании рисует каракули на листочке или выводит живописные картинки? Кажется, что он совсем не обращает внимание на беседу. Но в действительности это может оказаться не так. Журнал прикладной когнитивной психологии рассказал, что рисование может привести к лучшему запоминанию протекающей встречи.

Уголок для стратегии 

Если проект или стратегия рассчитана на длительный период, вы можете занять отдельный угол в офисе актуальной информацией. Например, диаграммами, схемами на специальной доске, распечатками главных идей и так далее. Заметки на видном месте о проекте на стенах увеличат отклик собеседников и улучшат ясность команды в дальнейшем. Всегда можно вернуться на место обсуждения, восстановить картину беседы и проанализировать материал свежим взглядом.

Делитесь наработками 

«А сегодня мы обсуждаем концепцию комбайна!» — какая реакция у вас на такое начало встречи, если ранее по теме никто не говорил? Делитесь мыслями, набросками презентаций и другим актуальным материалом о встрече до ее проведения. Это даст возможность участникам сделать некого рода «домашнюю работу» и сформировать свое мнение перед собранием. Когда придет время встречи, процесс принятия решений будет куда быстрее, потому что все знакомы с темой.

Объединитесь перед беседой 

Если грядущее корпоративное заседание вызывает много стресса, непосредственно перед беседой попытайтесь морально разгрузить команду. Необязательно ходить в спа-центр или отправляться в пиццерию. Но разговор на отвлеченную тему, которую каждый сможет поддержать, будет хорошим решением. Неплохо поговорить о кино, сериалах или задать более размытые вопросы, в стиле «что тебя сегодня беспокоит?». 

Сформируйте представление о собеседнике 

Беседа с абсолютно неизвестным представителем компании или потенциальным сотрудником происходит в более прохладном тоне, если о госте ничего неизвестно. Собираясь прийти с предложением или отправляясь на собеседование, предоставьте второй стороне информацию о вас. В наше время зарегистрировать домен и создать сайт компании или личный сайт-визитку не вызывает никаких трудностей. Так элемент неожиданности не сыграет против вас, а вопросы будут по делу.