Email-рассылки из новообразованных доменов: что нужно знать, прежде чем отправить первое письмо?

В email-маркетинге невозможно обойтись без своего почтового домена. Ведь каждый интернет-юзер ожидает получения email от определенной компании, а не от неизвестного отправителя. Юзер откроет email только тогда, когда будет четко понимать, от кого он поступил и зачем. Также думают и почтовые сервисы. После того как  почтовые клиенты идентифицируют ваш домен, они начинают, как большой брат, следить за вашими рассылками и решают – стоит доставлять эти письма или это все-таки спам? Так формируется репутация домена.

Репутация отправителя и что может ее разрушить?

Репутация отправителя – это история его взаимодействия с пользователями. У каждого почтового клиента свой механизм формирования репутации. Но общий принцип прост: по открытиям, прочтениям, переходам по ссылкам, жалобам на спам и отпискам становится понятно, насколько эта рассылка нужна людям.

Почему репутация может упасть:

• контакты базы для рассылки не подтверждались;
• в базе много неактивных контактов;
• отсутствуют триггеры (сценарий действий, запускаемый в ответ на конкретное событие);
• неправильные настройки аутентификации.

Известные почтовые серверы, такие как Gmail.com, традиционно недоверчиво относятся к рассылкам из новых доменов и IP-адресов. На каждый новый адрес отправителя они реагируют как на потенциальный источник спама. Поэтому они внимательно изучают рассылки новых почтовых доменов: смотрят на соотношение текста и изображений, количество недоставленных писем и жалоб. И при малейшем подозрении на что-либо из этого перечня имейлы сразу отправляются в спам.

Как доказать, что вы не занимаетесь спамом?

• Настроить имейл-аутентификацию: подключение записей DKIM, SPF и протокола DMARC.
• Отправлять письма из субдомена. Для рассылок лучше подключить субдомен. Это помогает сохранить репутацию главного домена.
• Проверять репутацию отправителя: репутацию IP и почтового домена.
• Следить за статистикой рассылки: количеством отправленных и доставленных писем, процентом отписок, жалоб, количеством прочитанных и удаленных писем.

Домен для email-рассылок: что это и зачем он нужен?

Почтовый домен – это совокупность почтовых ящиков, связанных одним доменным именем. Есть бесплатные почтовые домены, например gmail.com, а есть уникальные. Во втором случае почтовые ящики будут называться доменными, а почтовые домены уникальными.

Собственный почтовый домен необходим, если требуется почта с уникальным доменным именем. Такая почта пригодится для профессиональных массовых рассылок или если нужно снизить попадание имейлов в спам.

Создать уникальный домен можно на платных или бесплатных почтовых сервисах. Однако самый легкий вариант – выбрать хостинг, в стоимость которого уже входит почтовый домен.

Адрес вашей корпоративной почты будет состоять из двух частей: первая часть до знака @ – имя почты, а вторая, после @ – домен электронного адреса.

Почтовый домен требуется для того, чтобы:

1. Имейлы реже попадали в спам. Для почты с собственным доменом можно настроить инструменты безопасности: SPF, DKIM и DMARC. Почтовые работы будут воспринимать входящие сообщения из таких ящиков как надежные.
2. Отправлять рассылку по базе подписчиков. Бесплатные почтовые имена, например gmail.com, могут быть заблокированы при массовых рассылках. Поэтому для рассылок необходима почта на собственном домене.
3. Имейлы выделялись в почте получателя. Поскольку в почтовом домене обычно используется название вашего бренда, такие письма чаще бросаются в глаза.
4. Почта была корпоративной. К собственному почтовому домену можно подсоединить других сотрудников и каждому выделить свой ящик.
5. Почта была без рекламы. Платные почтовые домены не размещают рекламу, поэтому сторонние баннеры не отвлекают внимание от переписки.

Чтобы почтовые серверы благосклонно отнеслись к рассылке, нужно прежде всего позаботиться о репутации отправителя. Отправитель считается надежным, если количество получателей растет постепенно и они положительно реагируют на имейлы – получают, открывают, кликают, не отправляют в спам. В этом случае почтовые провайдеры начинают доверять отправителю и сами повышают уровень репутации доменного имени.

Какие проблемы могут возникнуть, если начать отправлять письма из только что созданного почтового домена компании?

С целью борьбы со спамом все почтовые провайдеры блокируют прием почты, которая одновременно поступает в больших объемах из неизвестных ранее IP и почтовых доменов. Поэтому скорость и количество имейлов от нового отправителя должны расти постепенно.

Если в разогретую IP добавляется новый почтовый домен или даже поддомен – его нужно разогревать. Конечно, каждый почтовый сервис формирует репутацию отправителя по-своему. Но Gmail, например, ориентирован на всеобщую репутацию почтового потока. Поэтому внесение изменений (новый IP или домен) без разогрева уменьшит или вообще разрушит репутацию. Итак, сначала нужно доказать, что имейлы отправляются от имени надежного сайта.

Контент, услуга или товар могут иметь безупречное качество, однако уровень репутации сайта является ключевым для определения статуса имейла. Уровень доверия к отправителю может легко падать или расти практически с каждой рассылкой.

Если отправить с домена без репутации большую имейл-рассылку, то она попадет в спам. Кроме того, репутация такого домена значительно испортится. И пока ее не исправишь, все имейлы будут попадать в спам или вообще блокироваться. А восстановить репутацию – дело очень непростое и требует много времени. Так что лучше не рисковать.

Что мы советуем НЕ делать во избежание таких неприятных последствий?

1. Рассылку по устаревшим базам.
2. Начинать кампанию для всех клиентов сразу.
3. Отказаться от длительных промежутков между отправками.
4. Резко изменять контент имейла.
5. Прятать кнопку «Отписаться».
6. Заменять текст сплошным изображением.
7. Пользоваться бесплатными ящиками.

Вместо этого лучше поступить следующим образом:

1. При неуверенности в актуальности базы пользоваться услугами проверки достоверности адресов.
2. Иметь свой почтовый домен и запускать рассылки от него.
3. Перед отправкой имейла тестировать его (отправлять на разные почтовые клиенты, устройства, сервисы).
4. Добавить кнопку «Сообщить о спаме», нажатие на которую позволит отписаться.
5. Постоянно улучшать содержимое имейлов. Советуем всегда заботиться о своих клиентах, а именно продумать, что они хотели бы получать и чем вы могли бы привлечь их внимание.
6. Не торопиться. Gmail рекомендует начинать с 10-20 имейлов за один раз. Такую рассылку можно делать раз в несколько часов, так что за день будет отправлено около сотни имейлов.
7. Отправляйте имейлы постоянным клиентам, которые точно захотят перенести ваш имейл из Промо во Входящие.
8. Запастись терпением. Обычно разогрев для Gmail занимает от 4-х до 6-ти недель. Сначала дело будет продвигаться очень медленно, но как только ваши имейлы будут приходить к Входным, можно будет удваивать объемы каждые несколько часов. Если что-нибудь пойдет не так, надо отступить, сбросив скорость и масштаб рассылок.
9. Обязательно следите за изменениями в репутации вашего домена.
10. Уважать права и интересы своих клиентов с самого начала. Отправлять полезный, интересный и своевременный контент критически необходимо для нормального разогрева. Но пусть это станет полезной привычкой и дальше. Чтобы ваши рассылки читались, изучайте поведение клиентов, используйте максимум аналитических инструментов, смотрите на картину с разных точек зрения и тогда вы сможете сформировать свою уникальную маркетинговую стратегию. Поведение клиентов – это самый лучший показатель качества ваших имейлов. Если ваша рассылка показывает высокий процент открытий, переходов и конверсий, вы все делаете правильно.

Как подготовить email-домен для отправки большого количества писем одновременно

Процесс постепенного увеличения количества отправок имейлов называют прогревом IP-адреса сервера и домена. Есть два варианта прогрева домена – это массовая рассылка и письмо транзакции, основанное на действиях пользователей сервиса или посетителей сайта (подтверждение подписки/заказа, сообщение о статусе заказа…). Первый вариант предполагает отправку имейлов постепенно. Количество имейлов, которые можно отправить впервые, зависит от следующих факторов:

• текущая репутация домена;
• возраст домена;
• посещаемость сайта;
• доверие к сайту.

Таких факторов может быть и больше. Главное помнить, что сначала не нужно привлекать к себе слишком много внимания. Если у вас большая аудитория и вы собираетесь разослать все имейлы одновременно, то сразу будете заблокированы. При прогревании имейла транзакции почти нет рисков получить жалобы, поскольку клиент его уже ждет. И процент открытия имейлов выше. Минус заключается в том, что имейлы приходят пользователям при наступлении самого события (оформление заказа товаров, уведомление об их доставке, осуществление оплаты и т.п.). А при таком варианте постепенно увеличивать количество имейлов будет сложно.

Итак, какие шаги мы рекомендуем сделать:

1. Подготовьте базу для рассылки. Если ваша база собиралась давно, скорее всего, в ней много устаревших и недействительных адресов. Чтобы очистить от них базу, необходимо просмотреть список контактов.
2. Составьте план рассылок. Увеличьте объем отправок постепенно. Это главное правило прогрева домена.
3. Учитывайте возраст домена. Если вы зарегистрировали домен вчера, у него еще нет истории. В первые дни его работы присылать из него можно буквально единичные имейлы. Если у вас старый домен, вы можете обойтись без прогрева. Присылайте массовые рассылки сразу. Как узнать прошлое домена читайте в статье.
4. Контролируйте показатели, такие как: Bounce Rate – количество недоставленных имейлов, Complaint Rate – количество жалоб на спам и Open Rate – количество открытых писем.

Folderly контролирует все эти важные показатели. Платформа, функционирующая на основе ИИ, появилась в 2020 году с целью решения проблем со спамом. Профессиональная команда анализирует предварительную активность отправителя, репутацию домена и показывает, что нужно изменить для того, чтобы решить проблему доставки писем (email deliverability – соотношение принятых сообщений к общему числу посланных имейлов). Таким образом, вы начинаете посылать имейлы и постепенно увеличиваете их исходный объем.

Также Folderly предлагает:

• Устойчивые алгоритмы для повышения оценки отправителя и доставки электронной почты.
• Набор технических процедур для улучшения и поддержки репутации домена.
• Безопасное решение для конфиденциальности ваших данных.
• Облачную программу без кода для интеграции с любым поставщиком услуг электронной почты.
• Простоту развертывания, использования и масштабирования. Подходит для промышленных отраслей.

А для того, чтобы ваш email-маркетинг работал на полную мощность, профессиональная команда Folderly найдет и исправит ошибки в настройках почты. Поэтому, ваш отправленный емейл точно попадет во «Входящие» получателя.

После использования инструмента можно будет:

• Увеличить объемы ваших взаимодействий с электронной почтой.
• Забыть о спам-папках.
• Создавать шаблоны электронной почты и мгновенно проверять их на наличие спам-триггеров.
• Всегда контролировать свои результаты.
• Анализировать и документировать свой прогресс с помощью удобных панелей мониторинга.

В результате ваши имейлы будут открывать 60–80% получателей и вы значительно увеличите свою прибыль. Ваш бизнес получит новых и верных клиентов, действительно заинтересованных в услугах.